Digitalisierung von Teamarbeit

Datum

02.07.2020

Das ESF-geförderte Forschungsprojekt "vLead" untersucht Chancen und Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit und entwickelt gemeinsam mit Unternehmenspartnern Konzepte und Instrumente, die die Führung digitaler Projekt- und Teamarbeit unterstützen.

Prof. Dr. Conny Antoni, Leiter der Abteilung für Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologie an der Universität Trier, koordiniert den vom Bundesministerium für Bildung und Forschung und dem ESF geförderten Forschungsverbund. Dieser entwickelt unter anderem gemeinsam mit dem Projektpartner Data One GmbH aus Saarbrücken den sogenannten TeamCheck. Dies ist ein online Umfrage-Tool, das schnell und unkompliziert Teamprozesse erfasst, Wissens- und Informationsbedarfe sichtbar macht sowie Reflexionsprozesse im Team anregt, um über gemeinsame Lernprozesse die Effektivität zu fördern und Überlastungen zu vermeiden.

Als großen Vorteil der Digitalisierung der Teamarbeit bewerten Unternehmen und Beschäftigte die Möglichkeit, zeitlich und räumlich flexibel zu arbeiten. Arbeit und Privatleben können so selbstbestimmter miteinander vereinbart werden. Weltweite Projekte können rund um die Uhr betreut und aus der Ferne unterstützt werden. Informationen sind jederzeit und von überall schnell zugänglich. Durch weniger Reisen spart man Zeit und hilft der Umwelt durch verminderte Emissionen.

Jedoch kann die räumliche Distanz dazu führen, dass Teammitglieder sich weniger über ihre Arbeit und ihre Erfahrungen austauschen. Das belastet nicht nur das gemeinsame Verständnis davon, wer was wann wie im Team macht, sondern auch das wechselseitige Vertrauen. Für Teamleiter ist es in online Team-Meetings - vor allem ohne Blickkontakt - schwierig zu erkennen, ob alle Mitglieder das Gesagte verstanden haben und damit auch einverstanden sind. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass aneinander vorbei gearbeitet wird, Themen falsch oder doppelt bearbeitet werden oder liegenbleiben.

Diesen Herausforderungen zu begegnen, ist Ziel des TeamChecks. Durch kurze Online- Umfragen von zwei bis drei Minuten im Team - bspw. am Ende eines Meetings - wird das gemeinsame Verständnis erfasst. Eine solche Umfrage kann schnell und unkompliziert vom Teamleiter aufgesetzt und von den Mitgliedern online beantwortet werden. Mit einem Klick werden die Ergebnisse im Tool angezeigt und können gemeinsam angeschaut und reflektiert werden. Wie eine solche Umfrage und die Ergebnisdarstellung im TeamCheck aussehen kann, zeigen die folgenden Bilder.

Neben dem gemeinsamen Verständnis davon, wer was wann im Team macht, kann man sich auch spezifische Teamprozesse anschauen, bspw. die Informationsprozesse oder das Vertrauen oder Belastungen im Team. Verschiedene Aspekte können je nach Bedarf für eine Umfrage ausgewählt werden. Wenn sich Probleme zeigen, können konkrete Maßnahmen erarbeitet werden. Hierzu enthält der automatisierte Ergebnisbericht konkrete Hilfestellungen und Handlungsempfehlungen zu den jeweiligen Fragemodulen.

Um zu gewährleisten, dass der TeamCheck intuitiv bedienbar ist und die Inhalte auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmt sind, wurde der TeamCheck an Pilotteams der Data One GmbH getestet. Die ersten Evaluationsergebnisse zeigen, dass der TeamCheck sehr gut aufgenommen wird. Der TeamCheck zeigt anschaulich, ob ein gemeinsames Aufgaben- und Rollenverständnis besteht oder ob die Ansichten der Teammitglieder auseinandergehen. Diese Form des Feedbacks löste angeregte Diskussion in den Teams aus und hatte zur Folge, dass Ideen zur Verbesserung der Prozesse entwickelt und umgesetzt wurden. So hat das Tool bereits in der ersten kurzen Nutzungsphase schon zu konkreten Erfolgen geführt.

Matthias Quinten, verantwortlicher Forschungspartner für das "vLead" - Projekt bei der Data One GmbH, betont: "Die ersten Erfahrungen mit dem TeamCheck zeigen, dass unsere internen Teams schneller ein gemeinsames Verständnis von der zu lösenden Aufgabe entwickeln und dadurch bis zu 10 Prozent schneller ihre selbst gesteckten Team-Ziele erreichen. Das macht alle zufriedener in der Zusammenarbeit!"

Weitere Informationen zum Forschungsprojekt "vLead" und zu weiteren "vLead" - Tools zur Unterstützung der Führung digitaler Projekt- und Teamarbeit finden Sie hier.

Das Forschungsprojekt "vLead" wird im Rahmen des Programms "Zukunft der Arbeit" vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Programmlinie greift die Herausforderungen auf, die für Unternehmen (insbesondere KMU) und Menschen durch Strukturwandel, Technisierung und zunehmende Globalisierung in der Arbeitswelt entstehen und lädt Unternehmen und Forschungseinrichtungen ein, mit innovativen Forschungsprojekten aktiv die Zukunft unserer Arbeitswelt mitzugestalten. Ziel des Programms ist es, technologische und soziale Innovationen gleichermaßen voranzubringen. Dazu sollen neue Modelle der Qualifizierung, der Gesundheitsprävention, der Arbeitsgestaltung und -organisation in und mit Unternehmen entwickelt und als Pilotprojekte in die betriebliche Praxis überführt werden. Dabei liegt der Fokus besonders auf branchenübergreifenden und interdisziplinären Projekten.

Das BMBF veranstaltet im Rahmen der deutschen EU-Ratspräsidentschaft am 21. und 22. Oktober 2020 in Bonn die Europäische Arbeitsforschungstagung beyondwork2020. Das vorgestellte Projekt präsentiert auf der Tagung die Ergebnisse. Internationale Expertinnen und Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft öffnen den Austausch zu den aktuellen Entwicklungen im Bereich der Arbeitsforschung. Interessierte finden weitere Informationen zum Programm und zur Anmeldung unter www.beyondwork2020.com.

Weitere Informationen zum Förderprogramm "Zukunft der Arbeit" finden Sie auf dem ESF-Webportal.